Что такое KPI и как его внедрить?

При определении эффективности и результативности работы какого-либо предприятия используют показатель KPI. Благодаря ему можно выразить в числах, насколько достигнуты цели, оптимально ли ведется процесс, в целом оценить деятельность компании.

Определение KPI

Аббревиатура KPI расшифровывается, как «ключевые показатели эффективности». Используют этот параметр для настройки основных бизнес-процессов в компании. Например, в маркетинге с помощью этого показателя оценивается эффективность рекламной кампании и продвижение, работа отдельных специалистов.

Индекс выражается в числовых значениях, которые можно вычислять при помощи специальных формул. Конечный результат такого вычисления показывает, как можно улучшить эффективность и результативность работы.

В качестве индикаторов используют:

• KPI производительности применяется для оценки соотношения потраченных денег, временных ресурсов и достигнутого результата;
• KPI затрат позволяет определить объём задействованных ресурсов;
• KPI результата показывает, какой итог получен.

В реальной практике KPI внедряют с разными целями, например, при расчете премии сотрудникам или целым отделениям и филиалам. Этот показатель позволяет отследить не процессность работы, а её результативность.

Зачем разрабатывать KPI

Основная задача KPI – определить, насколько тот или иной сотрудник, подразделение заслуживает премирования и насколько эффективно работает компания. Такой индекс оптимально использовать в случае с работниками, чья деятельность влияет на конечные экономические показатели. Например, если компания продает товары и услуги, индекс подходит для оценки менеджеров.

По сути, показатели позволяют реально оценить положение вещей внутри всей компании и в разных её отделах, и понять, насколько выделенные затраты оправдывают себя. То есть, вклад каждого работника в общий успех можно привести к количественным параметрам.

Это дает возможность оценивать работников не субъективно, а использовать конкретный индекс и сравнивать его с KPI работников и подразделений внутри одной компании.

Преимущества KPI

При внедрении KPI компания получает сразу несколько плюсов:

• мотивация сотрудников – в среднем они начинают работать более продуктивно минимум на 20%;
• выстраивание приоритетности задач – после расчёта KPI становится понятно, какие задачи необходимо решить в первую очередь;
• контроль работы всей организации и каждого его сотрудника в отдельности;
• справедливое премирование по результатам конкретной деятельности, а не по количеству отработанных часов;
• возможность удержать ценные кадры.

При помощи KPI можно выразить вклад каждого работника или определённого подразделения в количественных показателях. Кроме того, с помощью этих индексов можно выявить неэффективные бизнес-процессы.

Виды показателей

KPI принято делить на два типа:

1. Запаздывающие. Определяются постфактум и выявляют итоги работы. По сути, это финансовые показатели – эффективность всей компании или отдельных подразделений не показывают, но раскрывают их потенциал.
2. Оперативные (опережающие). Рассчитываются в процессе работы, например, перед началом/в процессе какого-либо отчётного периода – месяца, квартала, полугодия. На их основании можно провести анализ качества бизнес-процессов, выпускаемой продукции и понять, насколько высока удовлетворенность потребителя этим товаром или услугой.

Показатели не могут быть статичны. На них влияет много факторов, поэтому систему KPI необходимо постоянно совершенствовать и учитывать разные коэффициенты.

Этапы внедрения

Перед началом внедрения нужно учитывать, что такая система напрямую повлияет на начисление зарплаты. Сотрудники должны знать, что с этого момента уровень дохода будет прямо соотноситься с эффективностью работы. Новая система также подразумевает разработку трудового и коллективного договоров, штатного расписания и других документов, которые используются непосредственно при начислении заработной платы.

При переходе на новую систему нужно придерживаться нескольких правил:

1. «10/80/10». Этот принцип подразумевает, что нужно определить 10 основных индексов результативности, 80 производственных индикаторов, 10 показателей KPI. Если последних будет больше, менеджеры будут перегружены, а результативность не повысится.
2. Сопоставление производственных показателей и стратегии. Индексы будут актуальны только в том случае, если будут соотнесены с существующими КФУ (критические факторы успеха), которые объединяются в общую стратегию предприятия и сбалансированную систему показателей (ССП).
3. Инструменты управления и контроль. Внедрение новой системы закрепляют не только на бумаге. Подразделениям, каждое из которых отвечает за собственные показатели, предоставляются инструменты для управления.
4. Переходить на новую систему совместно. Сотрудники компании – партнеры, участвуют во внедрении, понимают, для чего переходить на новую систему.
5. Курс на производительность. Специалисты получают больше полномочий – предлагают собственные системы, участвуют в тренингах и курсах повышения квалификации.

Особенность KPI в том, что каждая компания может получить показатели с учетом специфики бизнеса, что оценивает успешность. Это будут не абстрактные советы и рекомендации, а конкретные цифры, которые укажут на слабые места и направление дальнейшего развитие.